Hästveda OK integritetspolicy

Ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Hästveda orienteringsklubb (nedan kallad föreningen) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet. Föreningen respekterar din integritet och rätten att ha kontroll över dina personuppgifter.

All slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet räknas enligt dataskyddsförordningen som personuppgifter. Data, bild (foto, teckning), ljudupptagning, e-post, adress, mobilnummer, privata bilens reg.nr, osv.

Denna integritetspolicy gäller när du medverkar i föreningens verksamhet eller använder föreningens webbsidor, appar och tjänster som ingår under en app eller på en webbplats som administreras av föreningen.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för flera ändamål kopplade till verksamheten.

Föreningen behandlar dina personuppgifter för

att hantera medlemskap i föreningen,
att sköta föreningsadministration, som fakturor, bokföring och e-post,
konto- och betalningsinformation,
kontakter med medlem eller förälder/vårdnadshavare till medlem,
idrottsförsäkring och skadefall,
föreningens träningsverksamhet,
anmälan till en aktivitet i föreningens verksamhet,
att notera speciell kost eller annan personlig information du ger oss,
att registrera ranking och utmärkelser,
kontakt med funktionär vid föreningens arrangemang,
anmälan till tävlingar med användande av ålder och kön,
administration under pågående tävling och liverapportering,
resultatrapportering efter tävlingstillfället,
utbildningar föreningen arrangerar eller anmäler dig till,
att ansöka om bidrag från bl.a. Riksidrottsförbundet (RF) eller kommunen,
sammanställning av statistik och forskning samt uppföljning,
publicering av material på våra webbsidor och i våra sociala medier,
att följa upp besök på våra webbplatser och appar, inklusive men inte begränsat till trafikdata, platsdata, webbloggar och annan kommunikationsdata samt t.ex. den IP-adress, typ av enhet, operativsystem och webbläsartyp som används för besöket.

Föreningen behandlar också personuppgifter när

du kontaktar oss via e-post eller sociala medier,
du fyller i din eller andras e-postadress, postadress, telefonnummer eller personnummer på föreningens webbplatser.

Föreningen uppdaterar din adress från det offentliga registret SPAR via IdrottOnline. Där kan du också registrera en separat kontaktadress.

När du använder vår webbplats och app kan personuppgifter samlas in via cookies. Då lagras informationen om din användning och vilka sidor som besöks. Det kan vara teknisk information om din enhet och internetuppkoppling såsom operativsystem, webbläsarversion, IP-adress, cookies och unika identifierare.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Svenska Orienteringsförbundet (SOFT)

Föreningen registrerar dina uppgifter i IdrottOnline till vilket du får en inbjudan och där du själv kan hantera dina uppgifter på Min sida genom att klicka på ditt namn i längst upp till höger i bilden. Eventor uppdateras automatiskt från IdrottOnline, utom för SI-bricknumret. Dina uppgifter kopieras till vårt tävlingsadministrativa system och resultatet återförs till Eventor och Winsplits Online.

Föreningen använder inte dina uppgifter för direktmarknadsföring. SOFT och O-ringen kan komma att använda dina uppgifter för marknadsföring. I Eventor på Mina sidor kan du välja om du accepterar detta eller inte. Personlig inloggning till Eventor kan du få om du vänder dig till föreningens styrelse. I Eventor kan du ändra SI-bricknumret.

Andra orienteringsklubbar och försäkringsbolag

Vid deltagande i tävlingar anordnade av andra föreningar överförs de personuppgifter som du kan se på Mina sidor i Eventor till arrangören.
I händelse av olycka kan föreningen dela dina personuppgifter med försäkringsbolag och sjukvård.

Kommunen och SOFT/Riksidrottsförbundet

Föreningen rapporterar, per individ, ungdomars träningsaktiviteter till kommunens system för lokalt aktivitetstöd för att få kommunalt bidrag. Samma uppgifter rapporteras till Svenska Orienteringsförbundet (SOFT) för att få statligt aktivitetsbidrag. Både kommunen och SOFT/RF kan använda automatiskt beslutsfattande, dvs ett datorprogram fattar beslut baserat på dina uppgifter.

Överföring av uppgifter utanför EU

Uppgifterna kommer inte att överföras till land utanför EU/EES. Om du själv anmäler dig till tävling i ett land utanför EU/EES så kommer dina anmälningsuppgifter naturligtvis att överföras dit, men Hästveda OK överför inte några uppgifter. E-post kan länkas via länder utanför EU/EES på sin väg till mottagaren.

Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?

Föreningen har nedan sammanställt den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter som sker inom föreningens verksamhet. Betald medlemsavgift innebär att du skrivit avtal med föreningen. Anmälan till aktivitet är också ett avtal.

Ändamål med behandling	Laglig grund
Hantering av medlemskap i föreningen	Avtal
Föreningsadministration	Avtal
Deltagande i föreningens verksamhet	Avtal
Ranking	Avtal
Deltagande i tävlingsverksamhet	Avtal
Anställning	Avtal och rättslig förpliktelse
Ansökan om bidrag	Rättslig förpliktelse
Sammanställning av statistik och uppföljning	Allmänt intresse
Deltagande i utbildningar	Avtal eller samtycke
Kontakter med föreningen	Intresseavvägning
Utnyttjande av våra externa tjänster	Avtal
Besök på våra webbsidor och våra sociala medier	Intresseavvägning
Publicering av material på våra webbsidor och sociala medier	Intresseavvägning och ibland samtycke

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Föreningen kommer att genomföra en bedömning årsvis om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Som regel behåller vi personuppgifterna 12-24 månader efter att ändamålet upphört. Om personuppgifterna ingår i föreningens bokförings så rensas de ut 8.e året
efter bokföringsåret. Uppgifter som publicerats på webbsidor och sociala medier får anses finnas för evigt utanför föreningens kontroll.

Vilka rättigheter har du?

Du som är registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till.

Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som föreningen har. Ett utdrag per år är kostnadsfritt, för ytterligare kopior som du begär får föreningen ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader.

Du kan enkelt begära ett registerutdrag för personuppgifter i IdrottOnline via Min Sida.

Du har i vissa fall även rätt till att få dina personuppgifter överförda till annan förening, s.k. dataportabilitet. Du kan enkelt begär dataportabilitet av dina personuppgifter i IdrottOnline via Min Sida.

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad:

Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket
Om uppgifterna används för direktmarknadsföring och du motsatt dig detta
Om du motsätter sig användande av uppgifterna inom ramen för en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen
Om personuppgifterna har behandlats olagligt
Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk

Du har också rätt att dra in ett samtycke och att invända mot direktmarknadsföring.

Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta föreningens styrelse för att utöva dina rättigheter.

Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.

Om du vill veta mer

Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du styrelsen på info@hastvedaok.se eller skickar ett brev till Hästveda OK, Box 89, 282 74 Hästveda. Du kan också skriva din fråga eller begäran till info@hastvedaok.se

Mer information om hur föreningen arbetar för att tillvarata dina rättigheter återfinns i Instruktioner för att tillvarata enskildas rättigheter som publicerats på föreningens webbsida för Personuppgifter.